در حال حاضر افراد زیادی هستند که لیست کارهای روزانه خود را می‌نویسند ولی به دلایل مختلف نمی‌توانند برنامه‌ها و اهداف خود را محقق کنند. برای حل این مشکل چند راهکار رو با هم مرور میکنیم. این راهکارها به ما کمک می‌کند که لیست کارهای روزانه خود را به گونه‌ای بنویسیم که بتوانیم به همه بخش‌های آن عمل کنیم.

1. قورباغه خود را قورت دهید

تاکنون کتاب قورباغه ات را قورت بده اثر برایان تریسی را مطالعه کرده‌اید؟ او در این کتاب به یکی از مهم‌ترین اصول و مبانی برنامه‌ریزی و نوشتن To Do List اشاره می‌کند و از مخاطبان خودش می‌خواهد که سخت‌ترین کارها را در اولویت قرار دهند؛ زیرا وقتی مهم‌ترین و سخت‌ترین کارها را زودتر از سایر کارها انجام دهید، انرژی می‌گیرید و می‌توانید خیلی راحت به بقیه کارهایتان برسید. این در حالی است که اگر کارهای آسان را ابتدا انجام دهید و در نهایت سراغ کارهای سخت و مشکل بروید، دیگر انرژی چندانی برای روبرو شدن با کارهای دشوار ندارید و به همین خاطر ممکن است نتوانید این دسته از کارها را به پایان برسانید. برایان تریسی در این کتاب می‌نویسد:

2. از برنامه های To Do List استفاده کنید

برنامه‌ها، اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی برای نوشتن To Do List وجود دارند. این برنامه‌ها معمولاً قابلیت‌های مختلفی از جمله ویژگی یادآوری دارند که به شما کمک می‌کنند با انگیزه و اشتیاق بیشتری برنامه روزانه خود را پیش ببرید و از میزان پیشرفت روزانه خود مطلع شوید. یکی از معروف‌ترین برنامه‌های موجود نرم افزار مایکروسافت To Do است که قابلیت‌های بسیار خوبی دارد و در پیشبرد کارهای روزانه به شما کمک زیادی می‌کند. اپلیکیشن‌های Taskulu ،Todoist ،Asana و نرم افزار Trello هم می‌‌تواند برای این کار مفید باشد.

3. دلیل اهمیت هر کاری را یادداشت کنید

اگر لیست کارهای روزانه خود را پر از کارهای خسته‌کننده و استرس‌زا کنیم، مطمئناً به مشکل خواهیم خورد و پس از مدتی بهره‌وری ما به میزان قابل توجهی افت خواهد کرد. بهترین راه برای افزایش بهره وری این است که برنامه روزانه خود را به یک هدف مهم و ارزشمند گره بزنیم. با این کار انگیزه بیشتری برای انجام کارها پیدا می‌کنیم. سعی کنید در ابتدای To Do List خود بنویسید که چه هدف والا و ارزشمندی دارید. این کار انگیزه شما را بیشتر می‌کند و از طرفی باعث می‌شود که انجام آن کار برای شما آسان‌تر شود.

4. کارهای کم ارزش و بی ارزش را از لیست خود حذف کنید

یکی از کارهای مهمی که باید بر اساس ماتریس آیزنهاور انجام دهید این است که کارهای خود را به 4 دسته تقسیم بندی کنید که در زیر این چهار دسته را برای شما مضخص کرده‌ایم:

  • کارهای فوری و مهم
  • کاری مهم و غیرفوری
  • کارهای فوری و غیرمهم
  • کارهای غیرفوری و غیرمهم

سعی کنید کارهای غیرفوری و غیرمهم را انجام ندهید. این کارها زمان شما را تلف می‌کند و چندان ارزش و اهمیتی هم ندارد. بنابراین سعی کنید که تمرکز خود را روی کارهای مهم بگذارید تا بتوانید آن‌ها را به درستی انجام دهید. کارهای غیرفوری و غیرمهم، باعث از بین رفتن انرژی هستند و هیچ سودی هم ندارند. حذف کردن این کارها از لیست شما باعث افزایش بهره‌وری و کاهش حواس‌پرتی شما خواهد شد.

5. برای هر روز و هر هفته‌ خود یک To Do List ایجاد کنید

توجه داشته باشید که یکی از بهترین روش‌‎ها برای نوشتن To Do List این است که برای هر روز و هر هفته خود یک لیست مجزا بنویسید و سعی کنید به این برنامه‌ها پایبند باشید. در ادامه سه راهکار برای مدیریت کارهای روزانه و هفتگی ارائه شده است:

  • در روز یک تا سه وظیفه مهم را انتخاب کنید و بر روی آن‌ها متمرکز شوید. توجه کنید که در آن روز به هیچ کار دیگری فکر نکنید و تمام تمرکزتان را روی انجام آن کارها بگذارید.
  • در پایان هر روز کاری، شش کار را برای روز بعد انتخاب و تمامی آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تمامی کارها را در روز بعد انجام دهید و همین رویه را برای روزهای دیگر نیز اجرا کنید.
  • اولویت کارهایتان را به سه دسته‌ی اولویت پایین، اولویت متوسط و اولویت بالا تقسیم‌بندی و سعی کنید تعداد کارها در هر دسته یکسان نباشد.

6. کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید

گاهی مواقع پروژه‌های سنگینی به ما واگذار می‌شود و حجم کار این پروژه‌ها به قدری زیاد است که وقتی می‌خواهیم آن را شروع کنیم، خودمان باورمان نمی‌شود که از عهده انجام دادن و به پایان رساندن آن بربیاییم. در این مواقع باید پروژه یا کار بزرگ خود را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم‌بندی کنیم و سپس کار را پیش ببریم. این روش سرعت انجام کار را بیشتر می‌کند و اعتماد به نفس ما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

7. به هر کار یک زمان مشخص و معین اختصاص دهید

یکی دیگر از روش‌های عالی برای افزایش بهره‌وری و نوشتن یک To Do List عالی این است که به هر کدام از کارهای خود یک زمان مشخص و معین اختصاص دهیم. به عنوان مثال جلوی کارهای خودمان بنویسیم که برای این کار چقدر زمان داریم و این کار باید در چند ساعت (مثلاً 3 ساعت) به پایان برسد. البته دقت داشته باشید که باید این کار با واقع‌بینی انجام شود. به عنوان مثال اگر کاری 5 ساعت زمان نیاز دارد، به آن 3 ساعت زمان اختصاص ندهیم؛ زیرا این کار باعث می‌شود که ما نتوانیم To Do List خودمان را به درستی پیش ببریم و در پیشبرد کارها به مشکل می‌خوریم. از طرفی پس از مدتی اعتماد به نفس ما آسیب می‌بیند و احساس می‌کنیم که در برنامه‌ریزی ناموفق و ناکارآمد هستیم.

8. باید To Do List شما واقع بینانه باشد

بعضی افراد در هنگام نوشتن To Do List اصلاً توجهی ندارند که این لیست باید منطقی و آگاهانه نوشته شده باشد و به همین خاطر ممکن است 20 کار را در لیست خود بنویسند و بخواهند همه این 20 کار را در یک روز انجام دهند. در حالی که این 20 کار ممکن است 20 ساعت زمان نیاز داشته باشد. سعی کنید این لیست را با هوشیاری و واقع‌بینی تمام بنویسید؛ زیرا اگر این لیست واقع‌بینانه نباشد، مسلماً خودتان از دیدن آن وحشت می‌کنید و حتی اگر وحشت نکنید هم قطعاً از عهده به انجام رساندن تمام کارهای موجود در این لیست برنخواهید آمد و همین موضوع باعث می‌شود انگیزه خود را از دست بدهید.

9. از To Do List خود نقاشی بکشید

دانشمندان در یک آزمایش، 40 ثانیه به افراد اجازه دادند تا کلمات را ترسیم و یادداشت کنند. پس از ترسیم و یادداشت کلمات، از آن‌ها خواسته شد تا کلمات را به یاد بیاورند. بیش از دوبرابر افراد، کلماتی به یادشان می‌آمد که ترسیم کرده بودند. دانشمندان بر این باور هستند که این اتفاق تنها به علت مهارت‌‌هایی است که هنگام ترسیم به کار می‌گیریم بنابراین اگر کارهایتان را انجام نمی‌دهید و یا آن‌ها را فراموش می‌کنید، بهترین راه این است که آن‌ها را ترسیم کنید. شاید با انجام این کار شگفت‌زده شوید؛ زیرا هر کاری که می‌خواستید انجام دهید را می‌توانید به راحتی به یاد بیاورید.

10. از اصل پارتو کمک بگیرید

یکی از بهترین و موثرترین قوانین برای افزایش بهره‌وری، اصل پارتو است. این قانون اهمیت ویژه‌ای دارد و باعث می‌شود که بتوانید یک To Do List موثر و عالی بنویسید. قانون 20 80 می‌گوید:

این قانون به خوبی نشان می‌دهد که بخش قابل توجهی از موفقیت ما به 20 درصد از کارهای روزانه بستگی دارد. ما باید این 20 درصد را شناسایی کنیم و بخش عمده انرژی و تمرکز خود را روی آن بگذاریم. در صورتی که این 20 درصد را به درستی انجام دهیم، به 80 درصد هدف روزانه خودمان می‌رسیم. وقتی این 20 درصد تکمیل شد، نوبت به انجام سایر بخش‌های برنامه می‌رسد.

11. با دیگران در مورد To Do List خود مشورت کنید

یکی دیگر از راهکارهای موثر برای نوشتن یک To Do List مناسب، مشورت کردن با دیگران در مورد لیست کارهای روزانه است. لیست کارهای روزانه خود را به دوستان خود نشان دهید و از آن‌ها بخواهید که در مورد این لیست نظر دهند. از آن‌ها بخواهید راهکارهایی برای بهتر کردن لیست کارهای روزانه شما پیشنهاد دهند. استفاده از نظر دیگران باعث می‌شود تا برای انجام کارها راه‌ حل‌های بهتری پیدا کنید و لیست بهتری داشته باشید.

12. در هر ساعت یک کار مشخص را انجام دهید

یکی از راهکارهای مهم برای افزایش تمرکز و بهره‌وری این است که در هر ساعت یک کار مشخص را انجام دهید. وقتی ذهن شما روی یک کار مشخص متمرکز می‌شود، تمام انرژی خود را روی انجام آن کار می‌گذارید و در نتیجه آن کار با سرعت و دقت بیشتری پیش می‌رود. این در حالی است که وقتی چند کار را به صورت همزمان پیش ببرید، انرژی شما برای تمرکز بین آن کارها تقسیم می‌شود، تمرکزتان از بین می‌رود و در نهایت می‌بینید کلی از وقت شما گذشته و هیچ کاری هم انجام نشده است.

13. برای استراحت هم زمان مشخص اختصاص دهید

شما انسان هستید و پس از چند دقیقه کار و تمرکز خسته می‌شوید. یکی از روش‌های درست استراحت، تکنیک پمودورو است. با استفاده از این تکنیک هم کارها به خوبی پیش می‌رود و هم ذهن ما به خوبی استراحت می‌کند و از تمرکز خسته نمی‌شود. ابتدا لیست کارها را جلوی خودتان انجام دهید. یک کار را انتخاب کنید، 25 دقیقه روی آن تمرکز کنید. وقتی این 25 دقیقه به پایان رسید. کار را متوقف کنید و 5 دقیقه استراحت کنید. سپس دوباره یک کار دیگر (یا همان کار) را انتخاب کنید، 25 دقیقه کار کنید و سپس 5 دقیقه استراحت کنید. چرخه کار-استراحت باید 4 بار تکرار شود. وقتی این چرخه تمام شد می‌توانید 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید. در تصویر زیر به صورت خلاصه تکنیک پمودورو (The Pomodoro Technique) را توضیح داده‌ایم. مطمئن باشید که با اجرای این تکنیک می‌توانید هم To Do List بهتری بنویسید و هم با بهره‌وری بالا آن را اجرا کنید.

14. برای کارهای متفرقه و غیرمنتظره هم وقت بگذارید

توجه داشته باشید که لیست کارهای روزانه شما نباید فشرده باشد. سعی کنید یک برنامه انعطاف‌پذیر بنویسید و در این برنامه برای کارهای غیرمنتظره هم وقت بگذارید. به عنوان مثال 1 تا 2 ساعت از روز را به کارهای غیرمنتظره اختصاص دهید و با خودتان قرار بگذارید که اگر کار غیرمنتظره‌ای پیش نیاید، یک کار مشخص و معین دیگر انجام دهید.

15. هر روز To Do List خود را ارزیابی کنید

سعی کنید در پایان روز To Do List خود را بررسی کنید و ببینید که به کدام بخش از وظایف خود نرسیده‌اید، کدام بخش از کارها را به بهترین شکل انجام داده‌اید و چگونه می‌توانید این برنامه را بهبود ببخشید؟ با بهبود بخشیدن به To Do List خود و برطرف کردن اشکالات آن می‌توانید پس از مدتی بهره‌وری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.