برنامه ریزی
تا کنون چند بار شده است که در طول روز کلی کار داشته باشید ولی به انجام هیچ کدامشان نرسید؟ یا برعکس، چند بار شده که کارهای زیادی نداشته باشید، اما بازهم نتوانسته اید همان کارهای کم و ساده را انجام دهید!؟ چقدر بابت انجام ندادن به موقع کارهای خود و دیگران، مشکلات زیادی برایتان به وجود آمده است؟ همه این مشکلات یک دلیل بیشتر ندارند: عدم برنامه ریزی مناسب! اگر شما فردی هستید که معمولاً روزهای شلوغی را پشت سر می‌گذارید و مدیریت زمان برایتان از اهمیت بالایی برخوردار است، برنامه ریزی روزانه می‌تواند زندگیتان را متحول کند. گاهی با شلوغ شدن زندگی روزمره‌مان این موضوع اهمیت بالایی پیدا می‌کند که بتوانیم کارهای مورد نظرمان را با نظم و ترتیب انجام دهیم.
همه ما از اهمیت برنامه ریزی در زندگی‌مان آگاه هستیم، ولی چرا خیلی از ما برنامه ریزی کردن فرار می‌کنیم؟ چگونه برنامه ریزی کنیم که به آن پایبند باشیم؟
برنامه ریزی برای زندگی اغلب کار دشواری به نظر می‌آید و بسیاری از افراد فکر می‌کنند که برنامه ریزی را دوست ندارند، اما در واقع برنامه ریزی برای زندگی می‌تواند به شما یک مرور بسیار روشن و شگفت آور از زندگی بدهد و به شما این امکان را می‌دهد که به هدف‌هایتان در زندگی برسید.
برنامه ریزی موفق، مهارتی است که با استفاده از آن می‌توان مسیر رسیدن به اهداف و خواسته‌های خود را طراحی کرد.
پیش از اینکه بپرسیم چکونه برنامه ریزی کنیم لازم است سوال مهم‌تری را پاسخ دهیم: چرا برنامه ریزی را دوست نداریم؟
1) ترس از محدود شدن
اولین دلیل عدم برنامه نریختن ، این است که می‌ترسیم وقت های آزاد و تفریحمان از بین برود، محدود بشویم، نتوانیم مثل قبل هر کاری که دلمان میخواهد انجام بدهیم و…
در حالی که اصلاً این طور نیست! برنامه ریزی درست نه تنها باعث محدود شدن ما نمی‌شود، بلکه باعث می‌شود وقت های آزاد بیشتری هم داشته باشیم! چون اگر این برنامه دقیق و صحیح باشد، هم به تفریحاتمان می‌رسیم، هم می‌توانیم با قدرت بیشتری به سمت موفقیت و اهدافمان حرکت کنیم و حتی کارهای بیشتری را هم انجام بدهیم.
پس حتماً این نکته مد نظرمان باشد که برنامه ریزی موفق، دلیلی برای محدود شدن نیست.
2) وقتی از برنامه عقب می‌اُفتیم دیگر ادامه نمیدهیم!
دومین دلیل، این است که وقتی ما فقط و فقط یک کار را نمی‌توانیم انجام بدهیم، کلاً بی خیال ادامه برنامه مان می‌شویم و آن را رها می‌کنیم. این کار ما، درست مثل این می‌ماند که وقتی یک سوال را در برگه امتحانی بلد نیستیم، بقیه سوالات را هم جواب ندهیم و قید کل آن امتحان را بزنیم! دقیقاً همین قدر غیر منطقی!
پس انجام ندادن یک کار در برنامه ریزی روزانه، نباید باعث شود ما تمام آن برنامه را انجام ندهیم. بلکه باید باید قدرت و انرژی مان را برای انجام دادن ادامه آن برنامه افزایش دهد.
3) کارهایی که در برنامه مان هست را دوست نداریم
دلیل سوم، از یکی از اشتباهات ما در برنامه ریزی در زندگی شخصی سرچشمه می‌گیرد. ما معمولاً کارهایی را در برنامه قرار می‌دهیم که از آنها خوشمان نمی آید. مثلاً:
2ساعت مطالعه ، 3 ساعت تحقیق علمی، صبح زود بیدار شدن و ورزش کردن و…
مسلماً وقتی ما این قدر سخت برنامه می‌ریزیم، انجام دادنش هم همین قدر سخت خواهد بود. پس باید برنامه ای را طراحی کنیم که هم بشود آن را انجام داد و هم برایمان مفید باشد.
4) حجم زیاد کار در برنامه
خیلی از اوقات هم ما یا یک برنامه خوب در زندگی نداریم، یا طوری برنامه می‌ریزیم که انجام دادنش کار یک روز و حتی دو روز هم نیست! یعنی تقریباً تمام کارهای یک هفته قبل و بعدمان را در برنامه روزانه‌مان می‌نویسیم! طبیعی است که وقتی نمی‌رسیم تمام کارهایی که مدنظرمان هست را انجام بدهیم، کلاً از ریختن برنامه نا اُمید می‌شویم. احتمالاً شما هم دچار این مشکل بزرگ شدید! درست می‌گویم؟
اهمیت برنامه ریزی روزانه
برنامه ریزی روزانه در واقع نوعی نقشه برداری از فعالیت‌های روزمره فرد است؛ همچنین می‌تواند شامل نوشتن شکرگذاری، داشتن لیست کارها، یادداشت نکات قابل توجه و اتفاقات مثبتی که برای ما اهمیت ویژه ای دارند. شما با داشتن یک برنامه ریزی مرتب و یادداشت کردن روزانه آنها دیگر می‌توانید هر موقع که خواستید متوجه شوید در فلان روز دقیقا چه کاری را انجام داده‌اید. برای مثال اگر تاریخ قبلی را برای انجام یک کار فراموش کرده‌اید می‌توانید تنها با یک رجوع ساده به دفتر برنامه ریزی‌تان از تاریخ دقیق برگزاری آن اطلاع پیدا کنید.
نکات ارائه شده در زیر به شما نشان می‌دهد که چرا برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان و بزرگسالان در راه رسیدن به موفقیت از اهمیت بالایی برخوردار است:
- نداشتن برنامه روزانه علت استرش بیش از حد در افراد می باشد. در واقع داشتن یک برنامه مناسب از جهتی باعث آرامش خاطر شما می‌شود که به شما این اعتماد را می‌دهد که از قبل یک برنامه عملی برای رسیدن به اهدافتان تنظیم کرده‌اید و اهداف شما ۱۰۰% قابل تحقق هستند.
- برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا در برابر موانع پیش رو کاملا آماده باشید، زیرا بخشی از اهمیت داشتن یک برنامه مناسب در این است که به شما فرصتی می‌دهد تا هرگونه پیش آمد تصادفی را از قبل در نظر بگیرید و برای مقابله با آن نقشه طراحی کنید.
- برنامه داشتن همچینن به عنوان روشی برای ارزیابی پیشرفت شما در حین کار تلقی می‌گردد. فعالیت‌های روزانه و هفتگی شما را در طی روزها و هفته های گذشته به وضوح نشان می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد تا بررسی کنید ببینید آیا واقعا طبق برنامه خود پیش رفته‌اید یا خیر.
یکی از مهم ترین برنامه هایی که باید داشته باشیم، برنامه ریزی روزانه است. چرا که همین برنامه های کوچک و روزمره زندگی هستند که در نهایت موفقیت های بزرگ ما را شکل می دهند. اگر ما چندین ماه و حتی چندین سال بتوانیم برنامه روزانه درستی داشته باشیم و خیلی منظم و درست پیش برویم، قطعاً نتیجه بسیار خوبی خواهیم گرفت و مانند تصویر زیر که نت های موسیقی کوچک به هم پیوسته شدند تا در نهایت یک نت درست را بسازند، ما هم روز به روز کامل تر خواهیم شد و نهایتاً می توانیم موفقیت بزرگی را از آن خود کنیم.
اصل مهم برنامه ریزی چیست ؟
داشتن یک برنامه حرفه ای، تکنیک‌های مخصوص خودش را دارد، اما مهمترین اصلی که در تمام برنامه‌ها وجود دارد، هدف است. در حقیقت ما کلی برنامه می‌نویسیم تا به اهداف خودمان برسیم. به عبارت ساده‌تر، اگر هدفی وجود نداشته باشد، برنامه‌ای هم وجود ندارد. پس قبل از این که برای قلم به دست بگیرید و شروع با نوشتن برنامه خود بر روی کاغذ کنید، بهتر است که هدف خودتان را واضح و روشن مشخص کنید. تعیین کردن اهداف هم مراحل زیادی دارد.
بزرگترین اشتباه در برنامه ریزی
بزرگترین اشتباهی که ما معمولاً در برنامه ریزی مرتکب می‌شویم، مکتوب نکردن برنامه روزانه‌مان است. تحقیقات نشان داده اند وقتی شما کارهای خود را مکتوب می کنید شانس انجام دادن آن ها تا چند برابر بیشتر از قبل خواهد بود. دلیلی هم که احتمالاً پیش خودمان داریم و مانع از نوشتن می شود این است که من کارهای خودم را می‌دانم و در ذهنم هست که باید چه کار کنم پس دیگر لازم نیست برنامه ام را بنویسم! در حالی که این واقعاً اشتباه بزرگی است، ما وقتی به صورت مکتوب نکته ای را می‌نویسیم به آن نکته متعهد می‌شویم و این مسیر عصبی برای مغزمان ساخته می‌شود که تو باید آن کار را حتماً انجام دهی. به همین دلیل است که افراد موفق و بزرگ دنیا می‌گویند: بنویسید تا اتفاق بیفتد. تا جایی که آقای هنریت کلاوسر، کتابی هم درباره این موضوع نوشته است.
نوشتن همه برنامه روزانه در دفتر یادداشت خود و عادت به چک کردن آن از شب قبل، کلید یک زندگی بدون استرس است و می‌تواند یک زندگی خوشنود و توام با رضایت را برای شما فراهم کند. هیچ چیز رضایت بخش‌تر از آن نیست که بتوانم در طول روز کارها را همان طور که انجام می‌دهیم تیک بزنیم.
هدف از برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی خود وسیله است نه هدف! هدف و منظور اصلی از برنامه ریزي، تهیه و تدوین برنامه نیست، بلکه هدف و مقصود اصلی دستیابی به نتایج منطقی است. هدف اصلی برنامه ریزی کاهش میزان قبول خطر، نسبت به اتفاقات احتمالی و دستیابی به راهکارهایی هماهنگ برای رسیدن به موفقیت های کوچک و بزرگ است.
در تعاریف برنامه ریزی سه ویژگی عمده وجود دارد:
- برنامه ریزي ماهیتاً با پیش بینی همراه است اصولاً قبل از این که عملی انجام شود باید نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد.
- برنامه ریزی یک نظام تصمیم گیري است .
- برنامه ریزی بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست می آید.
اهداف برنامه ریزی :
- تعیین مسیر
- تغییر محیط
- کاهش تاثیر تغییرات
- پیداکردن استاندارهایی برای اسان کردن کنترل
- کاهش ضایعات و اضافات
- افزایش کارایی و اثر بخشی
فواید داشتن برنامه مشخص در زندگی این است که می‌توانید:
- فرد موفقی در جامعه شوید،
- به اهداف خود برسید،
- فشارهای ذهنی تان را کاهش دهید،
- استرس روزانه خود به دلیل انجام نشدن کارها برطرف کنید،
- اعتماد به نفس تان را افزایش دهید،
- به دلیل رسیدن به خواسته های خود احساس رضایت مندی را تجربه کنید،
- به ارتقا شغلی برسید،
- و….
انواع برنامه ریزی
اکنون زمان آن رسیده است که انواع برنامه‌ریزی را به لحاظ مختلف بسته بندی کنیم.
- انواع برنامه ریزی از نظر زمان:
1.کوتاه مدت
برنامه ریزی های کوتاه مدت، به برنامه‌ریزی‌های اطلاق می‌شود که هدف مشخصی را در بازه زمانی یک الی سه ماهه دنبال می کنند و به نتیجه نهایی می‌رسند. این برنامه‌ریزی‌ها معمولاً در زمان امتحانات پایان تحصیل و یا سرمایه گذاری های کوتاه مدت و امثال این ها مناسب هستند. توجه کنید برنامه ریزی کوتاه مدت باید بتوانند هدف شما را در همین بازه زمانی به نتیجه مطلوب و مورد قبول برساند؛ این برنامه‌ریزی‌ها معمولاً برای اهدافی قابل استفاده هستند که پیچیدگی فراوانی ندارند و مهارت خاصی نیز در آنها لازم نیست.
2. میان مدت
برای برنامه ریزی های میان مدت اغلب بازه زمانی تا شش ماه در نظر گرفته می شود؛ یعنی اگر شما هدفی را تعیین کنید و تصمیم بگیرید آن را در فاصله زمانی بیش از سه ماه و کمتر از ۶ ماه به نتیجه برسانید، در واقع یک برنامه ریزی میان مدت انجام داده اید. این برنامه ریزی را می توان برای اهدافی به کار گرفت که سختی متوسط دارند.
3.بلند مدت
برنامه ریزی‌های بلند مدت معمولاً دارای بازه زمانی یک سال و بیشتر هستند. اغلب در پروژه‌های پیچیده کاری و سرمایه گذاری هایی که نیازمند صبر و تحمل هستند تا به سوددهی مناسب برسند، هدف بر این پایه تعیین می شود.
یعنی فرد از ابتدای مسیر می‌داند که باید برای رسیدن به هدفی که در ذهن دارد از یک برنامه ریزی بلندمدت استفاده کند. درست است که شاید مدت زمان این برنامه ریزی ها کمی طولانی باشد، اما اغلب این برنامه‌ریزی‌ها اگر به شکل درست انجام گیرند، نتایج بسیار خوب و درخشانی با خود همراه خواهند داشت.
- برنامه ریزی از لحاظ عملکرد:
1.فردی
برنامه ریزی های فردی به گروهی از برنامه‌ها اطلاق می‌شود که برای شخص معینی انجام گرفته و صرفاً مناسب خود فرد می باشد مثلا برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان . این برنامه ها شخصی هستند و نباید به دیگران توصیه شوند؛ چرا که برنامه ریزی فردی صرفاً با توجه به ویژگی ها و خصوصیات یک شخص خاص انجام می گیرد. بنابراین قطعاً نمی تواند گزینه مناسبی برای دیگران باشد و یا دلیل نمی‌شود که تمام افراد علاقه‌مند این باشند، که این برنامه را دنبال کنند.
ضمن اینکه اهداف هر فرد با فرد دیگری متفاوت است؛ حتی استعدادهای افراد و توانایی آنها در زمینه های مختلف نیز با یکدیگر به طور کامل فرق دارد. بنابر این اگر برنامه‌ریزی صرفاً برای شخص شما انجام می گیرد و آن را به دیگران توصیه و یا تحمیل نکنید.
2. گروهی یا تیمی
برنامه ریزی های گروهی معمولاً برای سازمان ها و تیم‌های ورزشی یا کلاس های آموزشی صورت می گیرد؛ در این برنامه ریزی همه افراد حاضر در گروه همزمان با یکدیگر برای رسیدن به هدف خاصی تلاش می کنند؛ بنابراین همه آن ها باید تابع قوانین خاصی باشند و از یک برنامه مشخص و معین پیروی نمایند. در غیر این صورت هدف موردنظر قطعاً محقق نخواهد شد. به عنوان مثال افراد حاضر در یک تیم ورزشی همگی از یک برنامه تمرین خاص پیروی می نمایند؛ چرا که آمادگی بدنی همه آنها باید در یک سطح باشد تا بتوانند تیم را به پیروزی برسانند. در این برنامه ریزی ها باید شرایط همه افراد را در نظر گرفت و طوری برنامه‌ریزی را تنظیم و تهیه کرد که همه بتوانند به صورت منظم و مداوم به آن عمل کنند.
- برنامه ریزی از لحاظ محتوا و هدف:
محتوای یک برنامه یعنی همه کارهایی که قرار است در این برنامه انجام شود تا هدف مورد نظر محقق شود؛ زمینه ای که این فعالیت ها در بستر آن انجام می گیرد در واقع همان محتوای برنامه است که می تواند در زمینه ها و رشته های مختلف صورت بگیرد.
- تحصیلی
- شغلی
- ورزشی
- شخصی و….
چگونه برنامه ریزی کنیم ؟
برای اینکه بتوانید این مهارت را به درستی بیاموزید و به موفقیت برسید، گام های زیر را به ترتیب انجام دهید. اجرای این گام ها شما را در رسیدن به موفقیت یاری می کنند.
1.شناخت خود
قبل از هر کاری ابتدا سعی کنید خود را به خوبی بشناسید. منظور از شناخت خود، شناخت توانایی ها، استعدادها و مهارت ها است. در این صورت می‌توانید برنامه‌ای بنویسید که اجرای آن برای شما راحت بوده و در پایان با انجام اکثر آنها انرژی لازم برای ادامه راه را به دست آورید.
ممکن است شما در برنامه روزانه خود کاری را بنویسید که انجام آن از عهده شما خارج است و یا زیاد از شما زمان می‌برد. این اتفاق به دلیل عدم خودشناسی رخ می‌دهد و یکی از مهترین دلایل عمل نکردن ما به انجام برنامه ها است.
برای مثال ممکن است شما بخواهید نقاشی را به طور حرفه‌ای بیاموزید و از همان ابتدای کار برای آن طرح‌ریزی کنید، وسیله بخرید و کلاس بروید. اما اصلا به این نکته توجه نکنید که آیا استعداد یادگیری این مهارت را دارید یا نه. با این کار بعد از مدتی صرف زمان و هزینه به نتیجه مطلوب نخواهید رسید، با خود فکر می‌کنید که از هیچ کاری را نمی‌توانید به درستی انجام دهید.
2)نوشتن لیست اهداف
دومین اقدام برای داشتن برنامه ریزی موفق این است که لیست اهداف خود را بنویسید. هر آنچه در ذهن‌تان وجود دارد و می‌خواهید به آن برسید را باید روی کاغذ بیاورید. سعی کنید همه چیز را بنویسید، حتی اهدافی که رسیدن به آنها را محال می‌دانید.
یک نکته مهم را باید به یاد داشته باشید، نوشتن لیست اهداف در یک مرحله انجام نمی‌شود. ممکن است در طول روز کارها و اهداف متفاوتی را به یاد بیاورید. بنابراین آنها را به لیست کارهای‌تان اضافه کنید.
برایان تریسی در فصل اول کتاب قورباغه‌ات را قورت بده نوشته است: «شفاف‌سازی احتمالا مهمترین بخش کارایی شخصی است. اصلی‌ترین دلیل اینکه بعضی‌ها کارهای بیشتری را در کمترین زمان به انجام می‌رسانند، این است که آنها کاملا از اهداف و خواسته‌هایشان خبر دارند و مطمئن هستند و از همه مهمتر از مسیرشان منحرف نمی‌شوند.»
3)تقسمیم بندی کارها
در گام سوم کارهایی که نوشته‌اید را به سه دسته تقسم کنید:
الف-کارهایی که خودم باید انجام دهم.
ب-کارهای که می‌توانم به دیگران واگذار کنم.
ج-کارهایی که باید حذف شوند.
دراین مرحله کارها شفاف‌تر شده و بخشی از آنها حذف می‌شوند. به این ترتیب لیست شما کوتاه‌تر شده و تنها کارهای پر اهمیت باقی خواهند ماند.
4)اولویت بندی کردن کارها
چهارمین اقدامی که برای برنامه ریزی موفق باید انجام دهید، اولویت‌بندی کارهاست. انجام صحیح اولویت‌بندی کارها در طول روز، هفته، ماه و سال باعث پیشرفت و رشد سریع شما می‌شود. در این قسمت می‌توانید کارها را به چهار دسته تقسیم کنید:
1.کارهای اورژانسی: این کارها را کارهای مهم و فوری می‌نامند. به این معنی که کارها به مرحله‌ای رسیده‌اند که باید انجام شوند. برای مثال دندان درد دارید و باید به دندانپزشک مراجعه کنید. افرادی که کارهای اورژانسی را به موقع انجام میدهند، بیشتر از سایر افراد موفق هستند.
2.کارهای ذکاوت: این کارها، مهم و غیرفوری هستند. اگر می خواهید در زندگی موفق شوید باید این بخش از کارها را بیشتر انجام دهید مانند اموزش دیدن، مطالعه کردن و….
افراد بسیار موفق و باهوش در این دسته قرار می‌گیرند و در موقعیت های خاص می‌توانند بهتر از دیگر افراد عمل می کنند. زیرا هر کاری را زودتر از اینکه نیاز داشته باشند، می‌آموزند و می‌توانند زودتر از دیگران از فرصت های پیش آمده، استفاده کنند.
3.کارهای بطالت: این دسته از کارها، غیر مهم و فوری هستند. انجام این کارها باعث هدر رفتن زمان تان می‌شود مانند پاسخ دادن به اغلب تماس های تلفنی و یا پرداخت قبوض. این دسته از کارها را می‌توان به راحتی به دیگران واگذار کرد و به سراغ کارهای مهم تر رفت.
4.کارهای حماقت: این دسته از کارها، غیر مهم و غیر فوری هستند. کارهایی که برای فرار از کارهای ضروری روزمره انجام می‌شوند. مانند چک کردن بی دلیل گوشی تلفن، نگاه کردن به فیلم های بی محتوا و…. این نوع کارها را حماقت می‌نامیم زیرا به جز اتلاف وقت هیچ سود دیگری ندارند.
5)نوشتن لیستی از محدودیت ها
یکی دیگر از گام‌های آموزش برنامه ریزی موفق ، پیش‌بینی محدودیت‌ها و مشکلات است.
برای اینکه بتوانید در برخورد با موانع و مشکلات عملکرد خوبی داشته باشید، لیستی از محدودیت‌ها و موانعی که بر سر راه‌تان وجود دارند را بنویسید. سپس در مقابل هر کدام بنویسید که در مواجهه با آنها می‌توانید چه رفتاری از خود نشان دهید.
برای مثال به این فکر کنید که در نیمه راه انجام دادن کارهای‌تان به هزینه‌ای بیش از آنچه در نظر گرفته‌اید، نیاز پیدا کنید. سپس بنویسید که اگر این اتفاق افتاد شما چگونه می‌توانید این مقدار پول را تهیه کنید. می‌توانید وام بگیرید یا از دیگران قرض کنید؟
بهتر است چندین راهکار برای حل هر مشکل یادداشت کنید.
6)چک لیست روزانه
به طور حتم کارهایی هستند که شما باید به صورت روزانه آنها را تکرار کنید، چه کارهای مربوط به منزل و چه کارهای مربوط به حرفه شغلی تان.
برای انجام این کارها چک لیستی جداگانه درست کنید تا بتوانید برنامه‌های روزانه خود را بهتر بنویسید و در انجام آنها موفق تر عمل کنید. زیرا در این صورت می‌دانید که به چه اندازه زمان برای انجام کارهای روزانه خود نیاز دارید.
7)پیدا کردن 20 درصدی ها
قانون 20/80 که توسط ویلفرد پرتو مطرح شده است، یکی از مفیدترین قوانین در مدیریت زمان است. این قانون به صورت زیر تعریف می‌شود:
80 درصد موفقیت‌هایی که در کارتان به دست می‌آورید، حاصل 20 درصد از فعالیت‌های شماست.
برای مثال یک فروشنده 80 درصد از درآمدش، حاصل فروش 20 درصد از اجناسش است .
از این قانون در نوشتن برنامه‌های روزانه نیز می‌توان استفاده کرد. تنها 20 درصد کارهای شما باعث رشد بیشترتان می شوند. بنابراین در برنامه‌ریزی های روزانه باید اینگونه کارها را در اولویت قرار دهیم.
تهیه دفتر برنامه ریزی روزانه بهارک
تهیه دفتر برنامه ریزی روزانه فرفری
تهیه دفتر برنامه ریزی روزانه دریم
تهیه دفتر برنامه ریزی هپی لایف
تهیه دفتر برنامه ریزی هفتگی کاکتوس
تهیه دفتر برنامه ریزی هفتگی اطلس
کلمه کلیدی کانونی: برنامه ریزی
کلمات کلیدی: برنامه ریزی، موفقیت، الویت بندی، مدیریت زمان
دیدگاه خود را بنویسید